Um eine faktenbasierte Entscheidung im Rahmen der ethischen Fallbesprechung zu gewährleisten und zu erleichtern, sollten relevante Unterlagen und Fakten, welche den Willen oder mutmaßlichen Willen des Bewohners/ der Bewohnerin widerspiegeln bereits im Vorfeld der Besprechung zusammengetragen, gesichtet und auf ihre Relevanz hin überprüft werden. Diese Aufgabe übernimmt zumeist der/ die Moderator*in, kann aber auch an den/ die Falleinbringer*in delegiert werden. Von Relevanz können in diesem Zusammenhang folgende Unterlagen/ Dokumente sein: 

• Patientenverfügungen, Vorsorge- und Betreuungsverfügungen
• Hintergrundinformationen zu religiösen, psychosozialen oder spirituellen Ansichten
• Test-Ergebnisse kognitiver Einschränkungen (z.B. Mini-Mental-Status-Test, MMST-Test): Liegt eine kognitive Beeinträchtigung vor? Wenn ja, welcher Schweregrad liegt vor?

Beachtet werden muss allerdings immer, dass das Hauptaugenmerk der Fallbesprechung auf allen Fakten liegen sollte, die dem jetzigen Willen entsprechen und Dokumente, die in der Vergangenheit erstellt wurden, zum Teil nur als Orientierung zu verstehen sind.

Zu der faktenbasierten Vorbereitung des ethischen Fallgesprächs sollte auch noch die Auseinandersetzung mit der ethisch herausfordernden Situation erfolgen. Hierzu kann es hilfreich sein, wenn der/ die Moderator*in vorab Gespräche mit der Person, welche das ethische Fallgespräch initiiert hat sowie gegebenenfalls mit weiteren Personen des Behandlungsgeschehens führt.