Bei ethischen Fallgesprächen ist es wichtig, dass der Datenschutz und die Datensicherheit beachtet werden. In diesem Rahmen gilt auch die allgemeine Schweigepflicht für alle an dem ethischen Fallgespräch beteiligten sowie von der Situation betroffenen Personen. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit bezieht sich hierbei auf jegliche Informationen, die innerhalb dieses Gesprächs bekannt werden. Sollte ein/e externe/r Ethikberater*in an dem ethischen Fallgespräch beteiligt sein, so hat auch er oder sie Verschwiegenheit über Informationen, die darüber hinaus über die Einrichtung des Bewohners oder der Bewohnerin bekannt werden.

Da das ethische Fallgespräch in einem geschützten und störungsfreien Rahmen stattfinden soll, ist vorab zu klären, wer an diesem teilnehmen und darüber informiert werden soll. Es sollte hierbei die Teilnahme möglichst aller beteiligten oder von der Situation betroffenen Personen angestrebt werden. Allerdings sollten auch nur diejenigen Personen bei dem ethischen Fallgespräch anwesend sein, die für die Lösung der herausfordernden Situation von Relevanz sind. Des Weiteren sollte auch der betroffene Bewohner oder die Bewohnerin die Möglichkeit haben an dem ethischen Fallgespräch teilzunehmen. Besteht diese Option nicht, muss geklärt werden, ob eine Zustimmung des Bewohners oder Bewohnerin für das ethische Fallgespräch notwendig ist. Erfolgt die Fallbesprechung anonymisiert, ist kein Einverständnis des Bewohners oder der Bewohnerin einzuholen. Sobald das ethische Fallgespräch jedoch bewohner*innenbezogen stattfindet, muss die betroffene Person diesem schriftlich zustimmen und beispielsweise die betreuende Pflegekraft von der Schweigepflicht entbinden.

Die Handlungsoptionen, die bei der ethischen Fallbesprechung herausgearbeitet wurden und sich konkret auf die Weiterbehandlung sowie -versorgung des Bewohners oder der Bewohnerin beziehen, müssen schriftlich festgehalten werden. Diese sollten für Jeden nachvollziehbar und ethisch gut begründet sein. Der/Die betroffene Bewohner*in sowie der/die Betreuer*in oder die bevollmächtigte Person haben jederzeit das Recht auf Einsicht in die Kopie der dokumentierten Ergebnisse, die in der Bewohner*innenakte hinterlegt werden muss. Es ist empfehlenswert diese über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Besondere Achtsamkeit ist hier bei einer digitalen Speicherung geboten.